Gestão de DF-e: como melhorar e acelerar o recebimento?

A gestão de DF-e (Documentos Fiscais eletrônicos) ainda é um grande desafio para as empresas, especialmente quando se trata de Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e). De fato, a multiplicidade de canais de recebimento, de formatos de arquivos e de leiautes geram dificuldades de automação e controle desses documentos.

É verdade que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um dos pilares do projeto Sped, é uma iniciativa que tem ajudado as empresas a otimizar os processos de recebimento de NFs.

Com a ajuda de um bom software fiscal integrado ao seu ERP, é possível importar as informações dos arquivos XML das notas eletrônicas, de forma ágil e automatizada. As melhores soluções ainda possuem integração junto ao Sefaz, o que possibilita determinar a autenticidade dos documentos.

No entanto, outros documentos eletrônicos, como NFS-e,  ainda não contam com a mesma facilidade.

Diante disso, fica uma pergunta: É possível otimizar a gestão de DF-e e melhorar e acelerar o recebimento? A seguir, você poderá conhecer alguns desafios e como é possível resolvê-los. Confira!

Primeiramente, o que é DF-e?

DF-e, como o nome sugere, refere-se ao documentos emitidos e armazenados eletronicamente e que substituem os tradicionais documentos em papel. Os principais exemplos são:

• Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos (MDF-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônico (NFS-e)
• Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

Cada um desses documentos possui uma finalidade e resguardam características próprias. Por isso, muitas empresas ainda encontram problemas na emissão e principalmente na recepção deles.

Como otimizar a gestão de DF-e?

Uma das principais formas de otimizar a gestão de DF-e é por meio da automatização de processos. E existem muitas razões para as empresas investirem em iniciativas dessa natureza.

Primeiro, vale lembrar que os processos manuais são as principais fontes de erros, os quais podem gerar uma série de problemas, como retrabalho, pagamentos a maior ou a menor, cálculos de tributos incorretos, incidência de multas e juros, etc.

No entanto, como já ressaltado, a automatização do recebimento de notas fiscais de serviços ainda enfrenta muitos desafios.

Apesar disso, existem soluções modernas que podem ajudar a sua empresa a superar esses desafios de gestão de DF-e, como o Invoice Tracker.

Como superar o desafio da falta de padronização de notas fiscais de serviço?

A falta de padrão das notas fiscais de serviço exige um procedimento adicional para se chegar à automatização de processos. Trata-se da conversão dos documentos para um formato e leiaute comum.

Isso é possível por meio de uma solução estruturada com uma interface que, ao recuperar a nota fiscal de serviço, realiza a conversão do documento para um formato padrão no modelo XML.

Assim, independentemente da prefeitura em que foi emitida, a estruturação do XML, permite a entrada da Nota Fiscal automaticamente no sistema ERP.

Como uma solução de automatização de recebimento de DF-e pode evitar erros?

Otimizar a gestão de DF-e não significa apenas automatizar os processos de entrada de informações. É preciso, além disso, garantir que as informações inseridas de forma automática no sistema estejam corretas, evitando retrabalhos.

Por isso, as soluções modernas e eficazes, como o Invoice Tracker, contam com pacotes de automação de processos que confrontam dados do XML com informações do pedido de compra.

Assim, evita-se o input de valores incorretos e otimiza o tempo dos colaboradores, que só precisam intervir em casos em que houver divergências.

Como evitar cálculos incorretos de impostos?

Nem todos os erros na recepção e entrada de notas fiscais são decorrentes de erros manuais. Em certos casos, a empresa que emitente da NFe ou NFS-e pode, por exemplo, não destacar, ou informar valores incorretos de impostos.

Para evitar esse tipo de problema e otimizar a gestão de DF-e, é importante que as empresas contem com uma solução que possua integração com serviços de verificação fiscal, como o Invoice Tracker. Isso permite reduzir significativamente o risco de não conformidade.

Como evitar atrasos na recepção, lançamento e pagamento de NFs?

Outro grande problema que dificulta a gestão de DF-e, em especial das NFS-e, é a falta de um canal único de recebimento.

Os fornecedores podem enviar suas notas impressas via malote, por anexo de e-mail, links por e-mail ou mensageiro eletrônico, etc.

Isso, muitas vezes, pode causar demora no lançamento, extravios e, consequentemente, atrasos no pagamento, que, por sua vez, podem gerar juros e multas.

Para evitar esse tipo de problema, a solução Invoice Tracker conta com um “Portal de Fornecedores”, um canal centralizado para envio de notas fiscais.

Além disso, a solução conta com integração com os portais de 800 prefeituras, o que permite a recepção automática de NFS-e.

Assim, o Invoice Tracker captura e converte em XML informações independentes da origem ou formato enviado e integra as informações com o ERP de forma automática.

Como resolver o problema da falta de rastreabilidade e transparência?

Em muitas empresas, a recepção de documentos fiscais atua de forma isolada, o que acaba gerando alguns ruídos de comunicação e problemas de gestão.

Por exemplo, pode acontecer do departamento de marketing contratar um serviço e o fornecedor esquecer de emitir a nota fiscal, ou encaminhá-la diretamente para os profissionais de marketing, o que acaba gerando atraso em todo o processo de pagamento.

Esses pequenos problemas podem gerar inconsistências no budget dos departamentos, bem como causar problemas de fluxo de caixa.

Uma solução como o Invoice Tracker, ajuda a evitar que situações como essas ocorram. Isso porque essa solução possui integração com as Secretárias da Fazenda estaduais, garantindo a obtenção de 100% de NFe e CTe emitidos contra sua empresa.

Além disso, o Invoice Tracker também garante a recepção automática de NFS-e provenientes de 800 prefeituras.

Finalmente, essa solução agrega uma experiência WEB de rastreabilidade, permitindo que todas as etapas fiquem disponíveis para consulta interna e externa e tornando os processos colaborativos.

No exemplo citado acima, próximo a data limite de recebimento de NFs, o departamento de Marketing poderia efetuar uma consulta e verificar que a nota de seu fornecedor ainda não havia sido recebida e, assim, entrar em contato para saber o que aconteceu.

Essa possibilidade de trabalho conjunto otimiza a gestão de DF-e e torna o processo mais transparente e rastreável.

Agora você já sabe como é possível melhorar e acelera o recebimento de DF-e na sua empresa.

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