Invoice Tracker: 4 motivos para adotar a tecnologia em sua empresa
Acompanhar suas contas a pagar é uma parte básica do funcionamento da empresa, mas também pode ser uma parte estratégica. Uma gestão meticulosa das faturas a pagar permite um planejamento mais informado, menores custos e maior produtividade para a equipe. Isso sem contar na otimização do seu relacionamento com fornecedores. Entenda como a tecnologia Invoice Tracker pode contribuir.
Não importa o tamanho do seu negócio, o acompanhamento cuidadoso das notas a pagar pode impulsionar o seu crescimento. A boa notícia é que um trabalho anteriormente conhecido por ser estritamente manual, hoje pode ser realizado de forma mais eficiente com a ajuda da tecnologia. É exatamente aí que entra o Invoice Tracker. Entenda melhor a seguir:
O que é o Invoice Tracker?
Rastrear manualmente suas ordens de compra e conciliá-las com as faturas geradas para pagar pode ser uma tarefa demorada, tediosa e, se feita incorretamente, pode causar sérios problemas para a empresa.
Por outro lado, configurar um sistema centralizado onde todas as suas faturas e recibos estão em um só lugar pode economizar tempo para o departamento de compras, contas a pagar e para o financeiro. É isso que o Invoice Tracker faz: automatiza o processo de recebimento, validação, pagamento e registro das notas.
Isso porque o faturamento manual pode se tornar um processo tedioso e demorado muito rápido. Felizmente, hoje você não precisa mais limitar seu negócio a processos em papel e caneta. Atualmente, a maioria das empresas usa sistemas como o Invoice Tracker como uma solução mais rápida, precisa e econômica.
O Invoice Tracker permite automatizar a maior parte do processo de gerenciamento de faturas, incluindo coisas como criar uma fatura, rastrear contas a pagar e muito mais.
A solução foi desenhada para fazer a busca automática de notas de serviços, com portais para complementação de dados que validam e permitem o lançamento automático dessas notas, otimizando o processo, diminuindo o atraso e mitigando custos de multas e juros.
Por que usar o Invoice Tracker? Conheça 4 motivos!
Existem muitos motivos para usar uma solução como o Invoice Tracker. Abaixo, reunimos os quatro principais benefícios que este sistema pode trazer para o negócio:
1. Processamento de notas mais rápido
A demora no processamento de notas é um problema para grande parte dos departamentos de contas a pagar. Quanto mais uma nota demora para ser processado, maior será o custo dela. Isso inclui possíveis multas e juros pelo atraso no pagamento, além das perdas de produtividade da equipe. Além disso, caso o problema seja recorrente, a empresa pode enfrentar danos ao seu relacionamento com o fornecedor.
Com o Invoice Tracker, a equipe pode processar as notas mais rápido. Além de agilizar todo o processo de conciliação, registro e pagamento, o sistema permite trabalhar com quaisquer gateways de pagamento que os fornecedores ofereçam, agilizando o pagamento a estes.
Isso é de particular importância durante uma crise como a pandemia causada pelo coronavírus. Durante períodos como o que passamos, minimizar o desperdício, seja automatizando fluxos de trabalho ou eliminando erros, e maximizar a economia é essencial para a sobrevivência de uma empresa.
2. Visibilidade em tempo real no processamento de notas
Sem um sistema que realize o rastreamento das notas, gerar relatórios se torna uma tarefa complexa, demorada e apresenta um grande potencial de erro. Uma das maiores vantagens do Invoice Tracker é o fato de que ele permite que os gerentes visualizem rapidamente relatórios analíticos em tempo real para ver o volume da fatura, o status e quaisquer gargalos de processo.
O Invoice Tracker chega com uma variedade de relatórios integrados, incluindo relatórios de produtividade, contas a pagar em atraso, relatórios de auditoria, previsões de descontos à vista etc.
A visibilidade em tempo real torna mais fácil ver quais faturas têm pagamentos parciais ou atrasados e verificar o que está por vir com base na data de vencimento para que seja possível planejar melhor o fluxo de caixa.
3. Aprovação de fatura mais rápida
Um sistema de rastreamento como o Invoice Tracker, que também inclui recursos de gerenciamento de notas, pode acelerar o tempo de aprovação para pedidos de compra.
Depois que as faturas são digitalizadas, os dados associados são incorporados ao fluxo de trabalho e um quadro de aprovação é criado de acordo com regras de negócios predefinidas. Isso permite que as faturas sejam encaminhadas automaticamente para os funcionários apropriados. Elas também podem ser aprovadas automaticamente, dependendo das regras e limites estabelecidos.
4. Reconciliação mais rápida de ordens de compra
O Invoice Tracker pode aliviar o incômodo de reconciliar faturas de fornecedores com pedidos de compra, notas de crédito e recibos de entrega.
A tecnologia diminui a quantidade de tempo necessária para rastrear notas perdidas, pedidos de remessa, recibos e assim por diante. O sistema pode ainda enviar alertas para sinalizar notas fraudulentas, preços incorretos e quaisquer outros problemas que requerem intervenção humana.
Usar um sistema como o Invoice Tracker é apenas uma parte de um quebra-cabeça complexo que envolve todo seu processo de compras ao pagamento das faturas.
Para maximizar a eficiência e o potencial de lucro, é ainda melhor investir em uma solução de Req2Pay (R2P). Dessa forma, tudo que você solicita aos fornecedores é rastreado desde a requisição de compra inicial até o pagamento da fatura.
Com essa abordagem, você nunca precisa se preocupar com o pagamento de notas de mercadorias que não recebeu ou com a duplicação de pagamentos. Também é possível usar a automação em todo o processo para acelerar as coisas ao seu redor.
Implementar a tecnologia no processo de compras e contas a pagar significa que as organizações podem não apenas simplificar seus processos, mas melhorar o fluxo de caixa, fortalecer os relacionamentos com fornecedores, aumentar a produtividade dos funcionários e reduzir seus custos de processamento.
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